Créer une archive de mon adresse mail avec Outlook

Problème :

Vous souhaitez transférer votre adresse e-mail vers un autre service ou un autre ordinateur et conserver l’historique de vos messages ?

Pour récupérer l’ensemble de vos e-mails, vous devez créer une archive Outlook au format .pst.
Ce fichier contient tous vos messages et pourra ensuite être importé dans une autre messagerie.

Important

Notre équipe ne peut pas créer cette archive à votre place car :

• vos e-mails sont stockés dans votre logiciel Outlook local

• nous n’avons pas accès à votre ordinateur

• vos messages peuvent contenir des informations confidentielles

Cette opération doit donc être réalisée directement par l’utilisateur depuis Outlook.

Comprendre les fichiers de données Outlook

Selon le type de compte configuré dans Outlook, les e-mails ne sont pas stockés de la même manière sur votre ordinateur.

• Les comptes POP enregistrent les messages dans un fichier de données Outlook (.pst). Ce fichier est stocké localement sur votre ordinateur et contient vos e-mails, dossiers, contacts et calendrier.

• Les comptes Microsoft 365, Exchange, IMAP ou Outlook.com utilisent généralement un fichier de données hors connexion (.ost). Ce fichier sert de copie synchronisée de votre boîte mail avec le serveur.

Dans le cadre d’une archive ou d’un transfert de messagerie, Outlook permet de créer manuellement un fichier .pst contenant vos données. Pour créer ce fichier :

1. Dans Outlook, ouvrez votre boîte de réception

2. Cliquez sur Nouveaux éléments

3. Sélectionnez Autres éléments

4. Cliquez sur Fichier de données Outlook

Vous devrez ensuite donner un nom au fichier d’archive.

Outlook propose également d’ajouter un mot de passe facultatif pour protéger l’accès au fichier. Si vous choisissez cette option, ce mot de passe sera demandé à chaque ouverture du fichier dans Outlook, par exemple lors du démarrage du logiciel ou lorsque vous ouvrez l’archive manuellement.

Qu’est-ce qu’une archive Outlook (.pst) ?

Un fichier .pst est un fichier de sauvegarde Outlook contenant :

• vos e-mails

• vos dossiers de messagerie

• vos contacts

• votre calendrier

Ce fichier peut ensuite être :

• Transféré vers un nouvel ordinateur

• Importé dans un autre Outlook

• Utilisé lors d’une migration d’adresse e-mail

Étape 1 : Ouvrir l’outil d’exportation Outlook

1. Ouvrez Outlook

2. Cliquez sur Fichier

3. Cliquez sur Ouvrir et exporter

4. Cliquez sur Importer / Exporter

L’assistant d’importation et d’exportation Outlook s’ouvre.

Étape 2 : Exporter la messagerie

1. Sélectionnez Exporter vers un fichier

2. Cliquez sur Suivant

3. Choisissez Fichier de données Outlook (.pst)

4. Cliquez sur Suivant

Étape 3 : Sélectionner la boîte mail complète

1. Sélectionnez votre adresse e-mail

2. Cochez Inclure les sous-dossiers

Cette option est importante car elle permet d’exporter :

• Boîte de réception

• Messages envoyés

• Archives

• Dossiers personnalisés

Cliquez ensuite sur Suivant.

Étape 4 : Enregistrer l’archive

1. Choisissez l’emplacement où enregistrer le fichier

2. Donnez un nom au fichier (exemple : archive-email.pst)

3. Cliquez sur Terminer

Outlook va alors créer le fichier d’archive contenant vos e-mails.

Selon la taille de votre boîte mail, cette opération peut prendre plusieurs minutes.

Où trouver votre archive ?

Par défaut, Outlook enregistre le fichier dans : Documents → Fichiers Outlook

Le fichier aura l’extension .pst

Étape suivante : transfert de la messagerie

Une fois l’archive créée, vous pourrez :

• Nous transmettre le fichier PST.

• Ou l’importer dans votre nouvelle messagerie.

Ce fichier permettra de restaurer l’historique de vos e-mails lors du transfert.